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Il tavolo di governo del contratto

Il tavolo di governo del contratto

Lo strumento

Il Tavolo di Governo del Contratto è il luogo in cui la P.A. e l’impresa di facility management discutono e condividono le informazioni inerenti alle prestazioni erogate, ai livelli di servizio e ai connessi aspetti tecnici, gestionali e organizzativi dell’appalto. Al Tavolo confluiscono informazioni inerenti:

Il Tavolo di Governo del contratto utilizza queste informazioni per discutere dell’andamento dell’appalto e, quando necessario, intervenire per risolvere eventuali criticità attraverso la progettazione (o riprogettazione) congiunta di prodotti/servizi.
La gestione operativa del Tavolo presuppone la definizione a priori di alcuni elementi necessari al suo funzionamento. Sono tre gli elementi da specificare all’atto della sua costituzione:

I membri partecipanti
Ai Tavoli partecipano in maniera stabile rappresentanti di nomina della P.A. e altri di nomina dell’impresa. Il numero dei membri fissi dipende dalle esigenze della singola P.A.; ad esempio i membri fissi possono essere cinque, come previsto nel regolamento dell’Azienda Sanitaria di Trieste riportata in allegato:

Talvolta, a questi soggetti si affiancano altri attori (rappresentanti di altre ditte in sub-appalto o in A.T.I., rappresentanti del consumatore finale, consulenti ecc.), invitati di volta in volta dalle parti per le loro competenze specifiche. Gli attori invitati al Tavolo sono variabili e la loro presenza è legata all’oggetto di discussione.

Gli intervalli di tempo tra le riunioni
Gli incontri periodici attorno al Tavolo non rispettano una cadenza temporale fissa e invariabile, ma è definita elasticamente dalle parti interessate. Il Tavolo di Governo del contratto viene convocato, solo quando è necessario per la revisione e il miglioramento della gestione dei servizi.

Il processo decisionale
Le decisioni in merito alle azioni da intraprendere per migliorare i servizi erogati vengono definite all’interno del Tavolo. I suoi membri possono avvalersi dei risultati del sistema di controllo e monitoraggio condiviso (Pagella dei Servizitm) per supportare il processo decisionale con elementi oggettivi sull’andamento dell’appalto.
Sebbene le decisioni al Tavolo possano scaturire anche da una votazione dei membri effettivi, queste dovrebbero godere dell’unanimità in modo da attivare e mantenere nel tempo un rapporto di collaborazione win-win che porti un beneficio ad entrambe le parti. Nei casi in cui si rendesse difficoltoso raggiungere l’unanimità, è possibile invitare al Tavolo attori esterni e imparziali con competenze mirate alla risoluzione delle controversie.

Il caso studio

Il Tavolo di Governo del Contratto (chiamato in quel caso Tavolo di Partnership) è stato adottato dall’Azienda Sanitaria n.1 Triestina (ASS1) all’interno del Global Service 2006-2012 da oltre 3 milioni di euro all’anno. L’ASS1 offre servizi diretti alla salute delle persone e della comunità come attività riabilitative, educazione sanitaria, cura delle dipendenze, ecc. Per fare questo, si avvale di una sessantina di edifici e presidi (oltre 200.000 mq). Nel 2003 l’ASS1 ha scelto di appaltare a un unico soggetto la gestione dei suoi edifici/presidi per quanto riguarda le attività “tecniche” (censimento anagrafico, manutenzione edilizia e impiantistica, gestione del calore/condizionamento) e le attività “economali” (pulizie e igiene ambientale, ristorazione, lavanderia, movimentazioni varie). L’aggiudicatario è stato il Consorzio Nazionale Servizi in qualità di capogruppo di un’Associazione Temporanea di Imprese (A.T.I.) costituita da altre cinque aziende.

Il Tavolo di Partnership è stato attivato ufficialmente con delibera dell’ASS1 n.191/2006, in Appendice, e ha previsto cinque membri stabili:

La Delibera dell’ASS ha previsto inoltre la possibilità di invitare al Tavolo altri rappresentati dell’ASS1 o dell’impresa, oppure soggetti terzi, a seconda delle questioni di volta in volta trattate. Questi membri, che variano agli incontri, portano diversi punti di vista riguardo ai problemi e possono suggerire soluzioni alternative. Inoltre possono proporre nuovi argomenti di discussione sollecitando su questi temi i membri stabili del Tavolo.

Il Tavolo, le cui riunioni si tengono presso la sede dell’ASS1, viene convocato su richiesta del Coordinatore, di norma, almeno una volta al mese con preavviso di almeno tre giorni lavorativi. Le sedute del Tavolo sono valide quando sia presente la maggioranza degli aventi diritto; mentre le decisioni vengono prese all’unanimità dei presenti, con un minimo di tre votanti (non è previsto il voto contrario, ma solo l’astensione).

Dopo il primo anno dalla sua costituzione, il Tavolo è stato convocato 12 volte e vi hanno partecipato complessivamente 35 soggetti oltre ai 5 membri stabili. Le decisioni deliberate durante gli incontri sono state 39 in totale (circa 3 per ogni Tavolo) e hanno riguardato prevalentemente i servizi di manutenzione ed energia e i servizi di governo del Global Service.

L’analisi oggettiva riguardo al funzionamento del Tavolo ha evidenziato che, nel corso del primo anno di lavori, per oltre l’80% delle criticità connesse ai servizi erogati è stata individuata e implementata un’azione correttiva, risolvendo effettivamente il problema. Il 100% delle azioni correttive sono state condivise dalla P.A. e dall’impresa senza ricorrere al sistema della votazione.

Questo risultato è positivo dato che prima dell’introduzione del Tavolo le parti difficilmente potevano risolvere le criticità dei servizi, mancando uno strumento che da un lato agevolasse il dialogo tra i responsabili e che dall’altro avesse potere decisionale.

Le interviste svolte al direttore amministrativo dell’ASS1, nonché coordinatore del Tavolo, e al facility manager dell’impresa, responsabile dell’appalto di Global Service, hanno permesso di comprendere quale fosse la percezione delle parti coinvolte riguardo allo strumento organizzativo implementato.

Entrambi i responsabili hanno evidenziato come il Tavolo sia risultato uno strumento particolarmente efficace. Infatti, il direttore dell’ASS1 ha sottolineato come siano sensibilmente diminuite le lamentele dell’ASS1 nei confronti dell’impresa e come, dopo una prima fase di avvio e assestamento del Tavolo, vi sia stata una partecipazione proattiva all’incontro da parte di tutti gli attori coinvolti. Dall’altra parte il responsabile dell’impresa ha confermato non solo il miglioramento nei rapporti, e conseguentemente una riduzione della complessità relazionale, ma anche una riduzione delle criticità relative alla programmazione condivisa delle attività dell’appalto. Inoltre, vi è stata una riduzione dei tempi decisionali nella gestione dell’appalto.


Allegato
Viene presentato il regolamento del Tavolo di Partnership tra l’Azienda per i Servizi Sanitari n. 1 Triestina e l’Associazione Temporanea di Imprese, di cui Consorzio Nazionale Servizi è Capogruppo. Il regolamento disciplina la struttura, le finalità, le funzioni e i poteri del Tavolo. I contraenti hanno scelto di ...

L'allegato completo è presente nella scheda in pdf scaricabile dal link sottostante.